Hoeveel tijd wil je besteden aan je e-mail?

Hoeveel tijd wil je besteden aan je e-mail?

Minder tijd besteden aan je email afhandeling? Dan kunnen deze tips je daarbij helpen!

    1. Zet je e-mail programma uit!
      Flauw natuurlijk, maar de meeste e-mail programma’s laten een mooie pop-up zien of een of rinkeltje horen als er nieuwe mail is. Dat leidt af waardoor het werk waar je op dat moment mee bezig bent wordt verstoort. Plan voor jezelf bijvoorbeeld 3 momenten per dag in dat je je e-mail leest en afhandelt. Ben je daar mee klaar dan zet je het programma uit. Behandel je e-mail aan het begin van de ochtend, na de lunch en een uur voordat je naar huis gaat. Communiceer dit ook heel duidelijk naar je omgeving! Als er spoedjes zijn dan kunnen mensen altijd even bellen of langslopen.emailmarketing
    2. Zorg dat je inbox aan het eind van de dag leeg is.
      Door het werken met een praktisch mappensysteem waarin je de mail opbergt (zie tip 3), zorg je ervoor dat je inbox leeg is aan het eind van de dag. Hierdoor lees je niet constant dezelfde mails blijft  die erin blijven staan die nog beantwoord moeten worden (wat vaak tot extra irritatie en stress leidt).
    3. Maak een simpele mappen structuur aan.
      Door je e-mails in een aantal mappen te stoppen weet je precies met welke mails je nog wat moet doen. Voorbeeld:
      – map “archief”: plaats hier de mails in die afgehandeld zijn maar die je wel wilt bewaren. Ga niet submappen hierin maken! Met een handige zoekfunctie kun je alles weer snel terugvinden.
      – map “to do”: plaats hierin de mails die je niet binnen 2 minuten kunt afhandelen. Hou goed je actielijst bij: elke mail die beland in deze map moet dus ook als actie op je to do lijst komen!
      – map “bewaken”: plaats hierin mails die uitgezet zijn naar een ander of waarin iemand schrijft dat hij die week wat oplevert. Neem deze map 1x per week door en stuur reminders als een reactie is uitgebleven.Met deze mappen structuur kun je je mail snel afhandelen:
      – reageer op mails die je binnen 2 minuten kunt afhandelen en verwijder ze daarna of stop ze in de “archief” map als je ze wilt bewaren.
      – lukt het niet om binnen 2 minuten de mail af te handelen? Plaats deze dan in de map “to do” en zet de actie op de actielijst.
      – verwijder alles wat je niet hoeft te bewaren. Echt. Doe dat. Opruimen is zó lekker.
      – plaats alles waar je nog op aanvullende informatie moet wachten in de “bewaken” map. Plaats deadlines ook in je agenda.
      – kopieer handige tips die je niet kwijt wilt raken in een notitieprogramma als OneNote of Evernote (bijv. een handige link, een mooie foto of spreuk, etc.). Verwijder dan daarna de mail.
    4. Schrijf effectieve mails.
      Zet al in het Onderwerp van de mail waar de mail over gaat (bijvoorbeeld: “Let op: staf vergadering a.s. maandag gaat niet door!” of “Regel jij een parkeerplaats voor dinsdag 10 uur”). In de mail zelf kun je dan nog een korte aanvulling maken, maar in principe kan je met een goed onderwerp al heel veel inhoudelijke tekst laten vervallen.
      Spreek collega’s ook aan op hun e-mail gedrag: ellenlange e-mails waarbij je door de inhoud moet spitten om er achter te komen waar het over gaat mag je gerust terugsturen met het vriendelijke verzoek een samenvatting te sturen.
    5. Wees creatief met filters.
      Elk e-mail programma biedt de optie voor het werken en filters aan. Hierin kun je aangeven wat er met de inkomende mails moet gebeuren. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat alle mails die in cc naar je worden opgestuurd niet in de inbox terecht komen naar in een map “CC”. Die kun je dan 1x per dag doorscannen om te zien of je er wat mee moet doen of niet.

Vanzelfsprekend zijn er nog heel veel praktische tips voorhanden om effectiever en efficiënter met de mail om te gaan. Ingeschat wordt dat door een goede e-mail afhandeling soms wel een paar uur per dag tijdwinst te behalen valt!

 

 

Laat een reactie achter

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Deze website gebruikt cookies voor statistische informatie en marketing doeleinden. AccepterenMeer lezen

De 5 meest gemaakte fouten waardoor je geen klanten via je website krijgt.

En hoe jij ze kunt voorkomen!

Krijg jij klanten via je website? Nee? Download dan direct dit e-book met de 5 meest gemaakte fouten én heel veel tips hoe jij ze kunt voorkomen. Heel praktisch en direct (zelf) uit te voeren zonder technische kennis.

De Kluswijzer ontvangen?

Wil je je, na het lezen van mijn e-book, inschrijven voor de Kluswijzer?
Bedankt! Daar word ik oprecht heel erg blij van.
Ik verstuur op onregelmatige tijden meer informatie over allerlei zaken
rondom je website en online marketing.